01About this notice

NiagaKira is operated by ForgeDevs Sdn. Bhd. (Registration No. 202601021013 (1683110-W)), a private company limited by shares incorporated in Malaysia, with its registered address at Unit 11-3A, 3rd Mile Square, No. 151, Jalan Klang Lama, Batu 3 1/2, 58100 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan, Malaysia (“ForgeDevs”, “we”, “us”).

This notice explains how we collect, use, share and keep personal data when you use the NiagaKira mobile app and the website at niagakira.forgedevs.my (together, “NiagaKira”). It is issued under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 (PDPA). It is separate from the Terms of Service, which set out the contract for using NiagaKira. Where we need your consent for a particular use of personal data, we will ask for it separately.

In NiagaKira, your records live in a business workspace, which may be shared with other authorised users of the same business. Your personal account is yours; the workspace belongs to the business. This distinction matters for sharing, retention and deletion below.

02Information we collect

Most of the information in NiagaKira is entered by you or by other authorised users of your business workspace. We collect:

• Account information. The name, email address and sign-in details used to create and secure your account.
• Business workspace information. The business name, type and other details added to the workspace, and which users are members of it and their roles.
• Financial records. Income and expenses recorded in the workspace, including amounts, dates, categories, merchants or payers, payment methods, line items, tax amounts and notes. These may include personal data about third parties, such as customers or suppliers.
• Receipts and documents. Images of receipts you scan or upload, and the text extracted from them.
• Information NiagaKira generates. The accounting records built from your entries, dashboard summaries, merchant and category suggestions, and exports you create.
• Usage and technical information. Device type, operating system and app version, language setting, and information about how the app is used, collected through our analytics provider.
• Support communications. What you send us when you contact us by email or WhatsApp.

This information comes from you, from other authorised users of your workspace, from your device, and from the providers we use to run NiagaKira. NiagaKira does not collect information from your bank, POS system or payment provider.

03How we use it

We process personal data to provide NiagaKira under our Terms of Service, to run and protect our business, to comply with the law, and otherwise with your consent. Specifically, to:

• Run your account and store your workspace's records.
• Calculate the summaries shown on your dashboard.
• Read receipts you scan and suggest details for you to review.
• Suggest merchants and categories based on earlier records in your workspace.
• Produce exports when you ask for them.
• Keep NiagaKira secure and prevent misuse.
• Respond when you contact us.
• Understand how features are used so we can fix problems and improve the product.
• Send service messages about your account, and early-access updates if you signed up for them.
• Meet our legal obligations.

We do not sell your personal data, and we do not use your financial records for advertising.

04Receipt scanning

When you scan or upload a receipt, the image is processed by Azure AI Document Intelligence (Microsoft), hosted in Singapore, to suggest the amount, date, merchant and category. These are suggestions only. They can be wrong or incomplete, and you review and confirm them before anything is saved. If a receipt cannot be read, the app tells you and you enter the details yourself.

Receipt images are kept with the transaction they belong to, in our file storage in Malaysia, so you can refer back to them.

05Sign-in and analytics

We use Clerk to manage sign-in and account security, and PostHog to understand how NiagaKira's features are used. The infrastructure providers we rely on also keep their own operational and sign-in logs as part of running their services. We do not use analytics to show you advertising.

06Who we share it with

Service providers. Companies that process data on our instructions so that NiagaKira can work:

Other users of your workspace, according to their role in the business.

People you choose, for example when you export records and send them to your accountant. What you do with an export is up to you.

Where the law requires it, such as to comply with a court order or a lawful request from a Malaysian authority, or to protect the rights, safety or property of ForgeDevs, our users or others.

If ForgeDevs is involved in a merger, acquisition or sale of assets. We would tell you before your information became subject to a different privacy notice.

We do not share your financial records with banks, lenders, advertisers or data brokers.

07Where data is stored

NiagaKira's core systems are hosted in Malaysia (Microsoft Azure, Malaysia West) and Singapore (Supabase and Azure AI Document Intelligence). Some providers, including our sign-in and analytics providers, may process data outside Malaysia and Singapore according to their own infrastructure. Where personal data is transferred outside Malaysia, we take steps so that it is protected consistently with this notice and the PDPA.

08Security

We use reasonable technical and organisational safeguards appropriate to the information we hold, and the providers we rely on operate their own security programmes. No system is completely secure, so we cannot guarantee absolute security. Keep your sign-in details private and tell us straight away at hello@forgedevs.my if you believe your account has been accessed without your permission.

09How long we keep it

We keep information for as long as it is needed for the purpose it was collected. In general:

• Active accounts and workspaces. Kept while the account or workspace remains active.
• Deletion you request. Once a deletion request is confirmed, the data is removed from our active systems. Copies may remain temporarily in routine backups until those backups expire.
• Paid subscription that expires without renewal. The business workspace stays read-only for 90 days so records can be reviewed and exported, after which it becomes eligible for permanent deletion following reasonable notice. This does not apply to pilot users using NiagaKira for free.
• Operational and security information. Kept for a limited period for legitimate purposes such as keeping the service running, security and troubleshooting.
• Limited exceptions. We may keep limited information longer where the law requires it, or where it is needed for security, fraud prevention or resolving disputes.

ForgeDevs keeps its own business records (for example, invoices issued to you) for the periods Malaysian law requires. That obligation applies to our records, not to your business records: you remain responsible for keeping copies of any records your business is legally required to retain.

10Deleting your account or business

You can ask us to delete your personal account, a business workspace, or both, from within the app or through our website at niagakira.forgedevs.my/delete-account. Deleting your personal account does not delete a business workspace shared with other users; a sole owner needs to delete or transfer the business first. Once a deletion is completed it generally cannot be reversed. Full details are on that page.

11Your rights and choices

Under the PDPA you have the right to access and correct your personal data, to withdraw consent to processing, and to limit processing for direct marketing. You can review and correct your records in the app, export your transaction records, opt out of non-essential emails, and contact us at hello@forgedevs.my for any other request. We may need to verify your identity first and will respond within the time the law requires. If you are unhappy with how we have handled your data, you can also complain to the Personal Data Protection Department (JPDP) of Malaysia.

12Children

NiagaKira is for people running a business and is not directed at children. You must be at least 18 years old to create an account. If we learn that we have collected personal data from a child, we will delete it.

13Changes to this notice

We may update this notice as NiagaKira changes. We will publish the new version here with its effective date. If the way we process personal data changes materially, we will give appropriate notice and obtain additional consent where the law requires it. Continued use of NiagaKira is not, on its own, treated as consent to new processing.

14Contact

For questions about this Privacy Policy, or to make a request regarding your personal data, contact the NiagaKira team at hello@forgedevs.my or via WhatsApp at +60 18-982 6200.

See also the Terms of Service and Delete Your Account.

01Tentang notis ini

NiagaKira dikendalikan oleh ForgeDevs Sdn. Bhd. (No. Pendaftaran 202601021013 (1683110-W)), sebuah syarikat sendirian berhad yang diperbadankan di Malaysia, dengan alamat berdaftar di Unit 11-3A, 3rd Mile Square, No. 151, Jalan Klang Lama, Batu 3 1/2, 58100 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan, Malaysia (“ForgeDevs”, “kami”).

Notis ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, berkongsi dan menyimpan data peribadi apabila anda menggunakan aplikasi mudah alih NiagaKira dan laman web niagakira.forgedevs.my (bersama-sama, “NiagaKira”). Notis ini dikeluarkan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA). Ia berasingan daripada Terma Perkhidmatan, yang menetapkan kontrak penggunaan NiagaKira. Jika kami memerlukan persetujuan anda untuk sesuatu penggunaan data peribadi, kami akan memintanya secara berasingan.

Dalam NiagaKira, rekod anda disimpan dalam ruang kerja perniagaan, yang mungkin dikongsi dengan pengguna lain yang diberi kuasa oleh perniagaan yang sama. Akaun peribadi adalah milik anda; ruang kerja adalah milik perniagaan. Perbezaan ini penting bagi perkongsian, tempoh simpanan dan pemadaman di bawah.

02Maklumat yang kami kumpul

Kebanyakan maklumat dalam NiagaKira dimasukkan oleh anda atau pengguna lain yang diberi kuasa dalam ruang kerja perniagaan anda. Kami mengumpul:

• Maklumat akaun. Nama, alamat e-mel dan butiran log masuk yang digunakan untuk mencipta dan melindungi akaun anda.
• Maklumat ruang kerja perniagaan. Nama perniagaan, jenis dan butiran lain yang ditambah ke ruang kerja, serta pengguna yang menjadi ahli dan peranan mereka.
• Rekod kewangan. Pendapatan dan perbelanjaan yang direkodkan dalam ruang kerja, termasuk jumlah, tarikh, kategori, peniaga atau pembayar, kaedah pembayaran, item baris, jumlah cukai dan nota. Rekod ini mungkin mengandungi data peribadi pihak ketiga, seperti pelanggan atau pembekal.
• Resit dan dokumen. Imej resit yang anda imbas atau muat naik, dan teks yang diekstrak daripadanya.
• Maklumat yang dijana oleh NiagaKira. Rekod perakaunan yang dibina daripada entri anda, ringkasan papan pemuka, cadangan peniaga dan kategori, serta eksport yang anda hasilkan.
• Maklumat penggunaan dan teknikal. Jenis peranti, versi sistem operasi dan aplikasi, tetapan bahasa, dan maklumat tentang cara aplikasi digunakan, yang dikumpul melalui penyedia analitik kami.
• Komunikasi sokongan. Apa yang anda hantar kepada kami melalui e-mel atau WhatsApp.

Maklumat ini datang daripada anda, pengguna lain dalam ruang kerja anda, peranti anda, dan penyedia perkhidmatan yang kami gunakan untuk menjalankan NiagaKira. NiagaKira tidak mengambil maklumat daripada bank, sistem POS atau penyedia pembayaran anda.

03Cara kami menggunakannya

Kami memproses data peribadi untuk menyediakan NiagaKira di bawah Terma Perkhidmatan kami, menjalankan dan melindungi perniagaan kami, mematuhi undang-undang, dan selainnya dengan persetujuan anda. Secara khusus, untuk:

• Mengendalikan akaun anda dan menyimpan rekod ruang kerja anda.
• Mengira ringkasan yang dipaparkan pada papan pemuka anda.
• Membaca resit yang anda imbas dan mencadangkan butiran untuk semakan anda.
• Mencadangkan peniaga dan kategori berdasarkan rekod terdahulu dalam ruang kerja anda.
• Menghasilkan eksport apabila anda memintanya.
• Memastikan NiagaKira selamat dan mencegah penyalahgunaan.
• Membalas apabila anda menghubungi kami.
• Memahami cara ciri digunakan supaya kami boleh membaiki masalah dan menambah baik produk.
• Menghantar mesej perkhidmatan tentang akaun anda, dan kemas kini akses awal jika anda mendaftar untuknya.
• Memenuhi kewajipan undang-undang kami.

Kami tidak menjual data peribadi anda, dan tidak menggunakan rekod kewangan anda untuk pengiklanan.

04Pengimbasan resit

Apabila anda mengimbas atau memuat naik resit, imej tersebut diproses oleh Azure AI Document Intelligence (Microsoft), yang dihoskan di Singapura, untuk mencadangkan jumlah, tarikh, peniaga dan kategori. Ini hanya cadangan. Ia boleh salah atau tidak lengkap, dan anda menyemak serta mengesahkannya sebelum apa-apa disimpan. Jika resit tidak dapat dibaca, aplikasi akan memberitahu anda dan anda memasukkan butiran sendiri.

Imej resit disimpan bersama transaksi yang berkaitan, dalam storan fail kami di Malaysia, supaya anda boleh merujuknya semula.

05Log masuk dan analitik

Kami menggunakan Clerk untuk menguruskan log masuk dan keselamatan akaun, dan PostHog untuk memahami cara ciri NiagaKira digunakan. Penyedia infrastruktur yang kami gunakan juga menyimpan log operasi dan log masuk mereka sendiri sebagai sebahagian daripada perkhidmatan mereka. Kami tidak menggunakan analitik untuk memaparkan iklan kepada anda.

06Dengan siapa kami berkongsi

Penyedia perkhidmatan. Syarikat yang memproses data mengikut arahan kami supaya NiagaKira dapat berfungsi:

Pengguna lain dalam ruang kerja anda, mengikut peranan mereka dalam perniagaan.

Pihak yang anda pilih, contohnya apabila anda mengeksport rekod dan menghantarnya kepada akauntan anda. Apa yang anda lakukan dengan eksport itu terpulang kepada anda.

Apabila dikehendaki oleh undang-undang, seperti untuk mematuhi perintah mahkamah atau permintaan sah daripada pihak berkuasa Malaysia, atau untuk melindungi hak, keselamatan atau harta ForgeDevs, pengguna kami atau pihak lain.

Jika ForgeDevs terlibat dalam penggabungan, pengambilalihan atau penjualan aset. Kami akan memaklumkan anda sebelum maklumat anda tertakluk kepada notis privasi yang berbeza.

Kami tidak berkongsi rekod kewangan anda dengan bank, pemberi pinjaman, pengiklan atau broker data.

07Di mana data disimpan

Sistem utama NiagaKira dihoskan di Malaysia (Microsoft Azure, Malaysia West) dan Singapura (Supabase dan Azure AI Document Intelligence). Sesetengah penyedia, termasuk penyedia log masuk dan analitik kami, mungkin memproses data di luar Malaysia dan Singapura mengikut infrastruktur mereka sendiri. Apabila data peribadi dipindahkan ke luar Malaysia, kami mengambil langkah supaya ia dilindungi selaras dengan notis ini dan PDPA.

08Keselamatan

Kami menggunakan langkah perlindungan teknikal dan organisasi yang munasabah dan bersesuaian dengan maklumat yang kami simpan, dan penyedia yang kami gunakan mengendalikan program keselamatan mereka sendiri. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, jadi kami tidak dapat menjamin keselamatan mutlak. Rahsiakan butiran log masuk anda dan maklumkan kami segera di hello@forgedevs.my jika anda percaya akaun anda telah diakses tanpa kebenaran.

09Tempoh simpanan

Kami menyimpan maklumat selagi ia diperlukan untuk tujuan ia dikumpul. Secara umum:

• Akaun dan ruang kerja aktif. Disimpan selagi akaun atau ruang kerja kekal aktif.
• Pemadaman yang anda minta. Setelah permintaan pemadaman disahkan, data dikeluarkan daripada sistem aktif kami. Salinan mungkin kekal buat sementara dalam sandaran rutin sehingga sandaran tersebut luput.
• Langganan berbayar yang tamat tanpa diperbaharui. Ruang kerja perniagaan kekal boleh dibaca sahaja selama 90 hari supaya rekod boleh disemak dan dieksport, selepas itu ia layak dipadamkan secara kekal selepas notis yang munasabah. Ini tidak terpakai kepada pengguna perintis yang menggunakan NiagaKira secara percuma.
• Maklumat operasi dan keselamatan. Disimpan untuk tempoh terhad bagi tujuan yang sah seperti memastikan perkhidmatan berjalan, keselamatan dan penyelesaian masalah.
• Pengecualian terhad. Kami mungkin menyimpan maklumat terhad lebih lama jika dikehendaki oleh undang-undang, atau jika diperlukan untuk keselamatan, pencegahan penipuan atau penyelesaian pertikaian.

ForgeDevs menyimpan rekod perniagaannya sendiri (contohnya invois yang dikeluarkan kepada anda) selama tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang Malaysia. Kewajipan itu terpakai kepada rekod kami, bukan rekod perniagaan anda: anda kekal bertanggungjawab menyimpan salinan rekod yang perniagaan anda wajib simpan di sisi undang-undang.

10Memadam akaun atau perniagaan

Anda boleh meminta kami memadam akaun peribadi anda, ruang kerja perniagaan, atau kedua-duanya, dari dalam aplikasi atau melalui laman web kami di niagakira.forgedevs.my/delete-account. Memadam akaun peribadi anda tidak memadamkan ruang kerja perniagaan yang dikongsi dengan pengguna lain; pemilik tunggal perlu memadam atau memindahkan perniagaan terlebih dahulu. Setelah pemadaman selesai, ia secara amnya tidak boleh dibatalkan. Butiran penuh terdapat di halaman tersebut.

11Hak dan pilihan anda

Di bawah PDPA, anda berhak mengakses dan membetulkan data peribadi anda, menarik balik persetujuan kepada pemprosesan, dan menghadkan pemprosesan untuk tujuan pemasaran langsung. Anda boleh menyemak dan membetulkan rekod anda dalam aplikasi, mengeksport rekod transaksi anda, memilih keluar daripada e-mel bukan penting, dan menghubungi kami di hello@forgedevs.my untuk sebarang permintaan lain. Kami mungkin perlu mengesahkan identiti anda terlebih dahulu dan akan membalas dalam tempoh yang dikehendaki oleh undang-undang. Jika anda tidak berpuas hati dengan cara kami mengendalikan data anda, anda juga boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP) Malaysia.

12Kanak-kanak

NiagaKira adalah untuk orang yang menjalankan perniagaan dan tidak ditujukan kepada kanak-kanak. Anda mesti berumur sekurang-kurangnya 18 tahun untuk mencipta akaun. Jika kami mendapati bahawa kami telah mengumpul data peribadi daripada kanak-kanak, kami akan memadamkannya.

13Perubahan kepada notis ini

Kami mungkin mengemas kini notis ini apabila NiagaKira berubah. Kami akan menyiarkan versi baharu di sini bersama tarikh kuat kuasanya. Jika cara kami memproses data peribadi berubah secara material, kami akan memberi notis yang sewajarnya dan mendapatkan persetujuan tambahan jika dikehendaki oleh undang-undang. Penggunaan NiagaKira yang berterusan tidak, dengan sendirinya, dianggap sebagai persetujuan kepada pemprosesan baharu.

14Hubungi kami

Untuk pertanyaan tentang Dasar Privasi ini, atau untuk membuat permintaan berkaitan data peribadi anda, hubungi pasukan NiagaKira melalui e-mel di hello@forgedevs.my atau WhatsApp di +60 18-982 6200.

Lihat juga Terma Perkhidmatan dan Padam Akaun Anda. Terma Perkhidmatan disediakan dalam bahasa Inggeris.